Penerapan KBS untuk KM di Litbang

By bambangsetiarso on November 1, 2009

PENERAPAN KBS (KNOWLEDGE BASE SYSTEM) untuk KM (KNOWLEDGE MANAGEMENT) di Litbang.

Pendahuluan

Setelah era efisiensi pada tahun 1950 an dan 1960 an, era kualitas pada tahun 1970 an dan 1980 an, serta fleksibilitas dalam tahun 1980 an dan 1990 an, maka kini hidup dalam era inovasi (Janszen,2000). Era inovasi ini muncul karena situasi bisnis saat ini dipengaruhi oleh banyak sekali perubahan yang berjalan cepat dan sulit diramalkan, perubahan-perubahan tersebut terutama disebabkan oleh pesatnya perkembangan teknologi informasi dan komunikasi. Di sektor pemerintah, tuntutan terhadap pelayanan public dan transparansi menjadi suatu hal yang tidak dapat dihindari (Schiro,2000), oleh sebab itu organisasi harus terus menerus mencari cara untuk menciptakan dan mewujudkan nilai (value) menlalui inovasi , (Janszen 2000, Yoffie, 1997).

Istilah inovasi telah didefinisikan oleh Josepth Schumpeter yaitu : komersialisasi semua kombinasi yang didasari oleh pemanfaatan (1) bahan dan komponen baru, (2) proses baru, (3) pasar baru, dan (4) bentuk organisasi baru.Dengan kata lain, menurut deinisi ini, inovasi merupakan komposit dari kedua bidang yaitu bidang teknis dan bidang bisnis. Bila hanya melibatkan teknologi, maka Schumpeter menamakannya invensi (invention), bidang bidang bisnis dilibatkan, maka muncul inovasi (innovation).

Dalam buku yang ditulis oelh Von Krogh, Ichiyo, serta Nonaka 2000, disampaikan ringkasan gagasan yang mendasari pengertian mengenai pengetahuan yaitu:

knowledge merupakan justified true believe.Seorang individu membenarkan (justifies) kebenaran atas kepercayaannya berdasarkan observasinya mengenai dunia. Jadi bila seseorang menciptakan knowledge, ia menciptakan pemahaman atas sesuatu situasi baru dengan berpegang pada kepercayaan yang telah dibenarkan.
knowledge merupakan kompilasi fakta-fakta, namun suatu proses yang unik pada manusia yang sulit disederhanakan atau ditiru. Penciptaan knowledge melibatkan perasaan dan sistem kepercayaan (belief systems) dimana perasaan atau sistem kepercyaan itu bias disadari.
knowledge merupakan suatu yang eksplisit sekaligus terbatinkan (tacit). Beberapa knowledge dapat dituliskan di kertas, diformulasikan dalam bentuk kalimat-kalimat,atau diekspresikan dalam bentuk gambar. Namun ada pula knowledge yang terkait eart dengan perasaan, keterampilan dan bentuk bahasa utuh, persepsi pribadi, pengalaman fisik, petunjuk praktis dan instuisi. Knowledge terbatinkan seperti itu sulit sekali digambarkan kepada orang lain.
penciptaan knowledge secara efektif bergantung pada konteks yang memungkinkan terjadinya penciptaan tersebut. Knowledge bersifat dinamis,relasional dan berdasarkan tindakan manusia.
penciptaan knowledge melibatkan lima langkah utama : 1. berbagi knowledge yang terbatinkan,2.menciptakan konsep, 3.membenarkan konsep, 4. membangun prototype dan 5. melakukan penyebaran knowledge di berbagai fungsi dan tingkat di organisasi.

Proses Penciptaan knowledge

Berdasarkan pemikiran dan hasil studi dari Szulanski, 1999 yang mendiskusikan mengenai permasalahan dalam proses pengalihan knowledge dari orang/kelompok ke orang lain/kelompok lain, serta pengamatan empiris dari KM dalam proses penciptaan knowledge, maka dapat disampaikan sebagai berikut:

akses pada informasi: diketahui bahwa kemampuan penciptaan knowledge organizational bergantung pada kemampuan semua individu dalam organisasi untuk dapat akses pada gagasan, informasi dan pengalaman karyawan lain, atau pihak luar organisasi.
refleksi atas tindakan masa lalu: seperti kita ketahui bersama bahwa kemampuan penciptaan knowledge organisasi juga bergantung pada evaluasi pengalaman masa lalu oleh karyawan, yang menyebabkan peningkatan pemahamannya atas bagaimana suatu kejadian dan akibat pengalaman masa lau bermanfaat pada masa kini è pada aspek ini peran kemungkinan untuk terjadinya refleksi melalui pemberian induksi berupa informasi pengalaman pihak lain, proses merekonstruksi perpektif, keputusan, dan pengalaman selama ini.
kemampuan menyerap : kemampuan ini mengasimilasikan knowledge baru bergantung pada kenyataan apakah individu-individu telah memiliki knowledge yang berkaitan dengan knowledge yang baru diterima,sehingga memungkinkan mereka untuk memahami dan menyerap knowledge baru.
kemampuan belajar : rekombinasi produktif yang terjadi di organisasi bergantung pada kemampuan karyawan belajar dari perubahan-perubahan dan knowledge yang telah dikembangkan oleh karyawan dalam organisasi.Bila karyawan terus menerus belajar dan selalu mengikuti perubahan-perubahan teknologi atau knowledge baru.
persepsi bahwa kegiatan pertukaran dan kombinasi knowledge adalah berharga, tidak semua peneliti atau karyawan aktif mencari informasi baru, bahkan informasi yang tersediapun belum tentu dibaca, maka bila peneliti atau karyawan menggunakan informasi yang dapat diakses, maka peneliti/karyawan harus percaya bahwa sesuatu yang berharga akan dihasilkan dari upayanya mengkombinasikan dan mempertukarkan knowledge.

KBS (Knowledge Base System)

Peta Knowledge yang Dibutuhkan

Sistem knowledge management yang akan dikembangkan harus selaras dengan strategi organisasi agar benar-benar sesuai dengan kemampuan inti dari apa yang diperlukan oleh organisasi. Untuk lebih mudah dalam memahaminya dapat dilihat pada kerangka berpikir yang diadaptasi dari model Michael Zack pada Gambar dibawah ini.

Penyelarasan sistem KM

Gambar . Penyelarasan sistem KM dengan strategi organisasi

Penyelarasan dimulai dengan melakukan analisis SWOT pada organisasi dan faktor-faktor yang menjadi penentu keberhasilan organisasi sehingga dapat ditentukan sasaran dan strategi organisasi untuk mencapai sasaran tersebut. Faktor kunci sukses organisasi adalah sebagai berikut.

Pangkalan data yang sudah divalidasi,
Adanya asosiasi organisasi profesi yang relevan,
Adanya perangkat yang dapat menunjang seluruh kegiatan,
Adanya motivasi dan inovasi yang tumbuh di lingkungan organisasi,
Koordinasi antar organisasi dan suborganisasi.

Hasil dari analisis SWOT yang telah dilakukan, maka terdapat sejumlah tantangan nyata yang harus dihadapi organisasi sebagai berikut.

Banyaknya lembaga/organisasi yang sejenis,
Asosiasi profesi peneliti makin kritis terhadap organisasi,
Banyaknya tenaga yang profesional,
Banyaknya prasyarat dari dunia usaha dan industri,
Banyaknya lembaga sejenis yang mempunyai program pengembangan profesi secara konsisten,
Banyak dunia usaha dan industri yang belum sesuai dengan kebutuhan organisasi,
Masyarakat makin kritis terhadap layanan organisasi,
Berlakunya era pasar bebas (globalisasi),
Perubahan pola user akibat reformasi/gesekan nilai,
Derasnya arus informasi tentang perkembangan IPTEK,
Banyaknya lembaga/organisasi terutama perguruan tinggi baik negeri maupun swasta yang sudah mempunyai fasilitas lengkap,
Adanya peraturan dan perundang-undangan yang mengikat,
Belum semua bidang keahlian punya asosiasi profesi.

Dengan mempertimbangkan hasil-hasil analisis SWOT yang telah dilakukan, maka strategi organisasi untuk mencapai sasarannya yaitu :

Memanfaatkan secara maksimal seluruh sumber daya dan network yang dimiliki, baik di dalam maupun di luar organisasi, serta pengembangan SDM organisasi baik di tingkat nasional maupun internasional,
Memiliki sistem informasi strategis sesuai dengan perkembangan teknologi informasi, untuk mendukung kelancaran pelaksanaan tugas,
Menggunakan proses perencanaan jangka pendek, menengah dan panjang serta aplikatif dalam mengantisipasi perubahan.

Persiapan Penerapan Knowledge Base System (KBS)

Sebelum mengidentifikasi kebutuhan pengguna terhadap KBS yang akan diterapkan di orgamisasi, maka dilakukan inventarisasi permasalahan yang berhubungan dengan orang (SDM), proses dan budaya organisasi serta infrastruktur.

Berdasarkan hasil wawancara, maka dapat di kondisikan gambaran di organisasi adalah:

Banyak data-data dan knowledge yang terdokumentasi pada masing-masing individu,
Standar Operasional Prosedur (SOP) yang tidak terdokumentasi dengan baik,
Belum seluruhnya informasi dan dokumentasi yang sesuai dengan tuntutan pemakai,
Banyak alat-alat yang tidak terawat dengan semestinya,
Program organisasi dan rencana strategis kurang tersosialisasi dengan baik. Hal ini disebabkan karena dokumen tersebut tidak terdistribusikan dengan baik pada setiap unsur terkait (mungkin fasilitas intranet dapat memecahkan kebuntuan hal tersebut diatas),
Banyak peraturan-peraturan organisasi sudah ada dan apakah sudah dipahami bersama baik oleh karyawan, fungsional dan jajaran pimpinan.
Pemahaman peraturan dan perundang-undangan tentang,apakah sudah berlangsung dan berlaku cukup baik.
Dalam beberapa hal masih terasa kesulitan dalam mencari dan memperoleh data, informasi dan knowledge,
Dokumen masih belum dikelola dengan baik sehingga sering terjadi duplikasi hasil pekerjaan,
Knowledge yang dimiliki karyawan sangat spesifik di bidangnya, dan sebaliknya juga ada yang masih sangat umum.
Kurangnya minat/kemauan karyawan untuk mendapatkan/menciptakan knowledge baru,
Belum ada mekanisme untuk saling berbagi informasi dan knowledge,
Kurangnya budaya untuk berbagi data, informasi dan knowledge,
Sistem penghargaan reward yang tidak jelas,
Belum ada infrastruktur yang mendukung proses pengambilan keputusan secara lebih baik dan cepat (misalnya Decision Systems Support = DSS),
Belum ada infrastruktur yang memadai untuk kebutuhan kolaborasi,
Sistem jaringan yang belum terintegrasi seluruhnya, baik di dalam organisasi maupun dengan stakeholders, dalam hal ini kemudahan akses dan layanan informasi dan knowledge dan secara jarak jauh kepada peneliti,
Proses pekerjaan yang terjadi masih secara tradisional dan tidak sesuai dengan tuntutan yang diinginkan oleh pemakai.
Kebiasaan yang ada dan sering dilakukan adalah ketidakpedulian apabila akan terjadi suatu masalah. Apabila sudah terjadi, baru kemudian karyawan tersebut melaporkannya kepada atasan langsung ataupun kepala unitnya. Disamping itu belum ada laporan perkembangan yang dilaporkan secara reguler sehingga belum ada tindak lanjut yang dapat memutuskan permasalahan secara benar dan cepat,
Dengan pola budaya yang sudah terbentuk di organisasi, maka sangatlah sulit untuk menerima perubahan, dimana dengan perubahan yang akan dilakukan nanti berarti memberikan suatu tugas tambahan bagi mereka,
Masing-masing karyawan bekerja tanpa adanya pengawasan yang ketat dan laporan yang jelas. Misalnya, tidak adanya pencatatan pencapaian proses (log-book) pekerjaan hari ini.
Kebiasaan kurangnya menghargai waktu dengan baik. Hal ini dikarenakan belum adanya kesadaran tentang istilah korupsi waktu.

Disamping itu, pertanyaan-pertanyaan berikut sering kali terlontar diantara karyawan.

Bagaimana cara melakukan persiapan bekerja yang benar?
Bagaimana menentukan metode bekerja yang sesuai?
Bagaimana melakukan pembagian waktu yang tepat?
Bagaimana melakukan pendekatan personal yang tepat?
Bagaimana melakukan interaksi yang menarik?
Bagaimana melakukan evaluasi yang benar?
Bagaimana memberikan motivasi yang tepat untuk merangsang karyawan aktif berbicara?
Bagaimana memberikan pemahaman pembagian tugas dan waktu yang tepat dalam berdebat?
Bagaimana memberikan pemahaman tentang topik dan materi debat yang dihadapi?

Knowledge management yang efektif harus dapat mencerminkan strategi organisasi, maka berdasarkan permasalahan-permasalahan yang telah disebutkan di atas, didapatkan tujuan atau sasaran. Knowledge Management yang selaras dengan strategi organisasi (menggunakan referensi dari Heidi Collins, yaitu Enterprise Knowledge Ported Map), selanjutnya disebut sebagai kebutuhan pengguna (user requirements).

Berikut ini adalah beberapa persyaratan yang mendasar jika sistem KM akan di terapkan di organisasi, yang dibagi menjadi enam kategori, yaitu:

1. Proses kerja yang terorganisasi

Meningkatkan efektivitas karyawan,
Mengambil keputusan yang lebih baik dengan cepat,
Meningkatkan ketersediaan dan akses informasi dan knowledge,
Memperbaiki waktu siklus pekerjaan,
Menerapkan aktivitas Knowledge Management,
Meningkatkan penggunaan kembali informasi dan knowledge,

2. Memelihara knowledge dan memfasilitasi komunikasi

Meningkatkan komunikasi secara vertikal dan horizontal (360 derajat),
Meningkatkan keselarasan dengan tujuan manajemen,
Meningkatkan kepedulian terhadap peran dan tanggungjawab,
Meningkatkan keselarasan dengan tujuan organisasi,
Meningkatkan keahlian SDM sesuai dengan perkembangan IPTEK,
Meningkatkan efisiensi kerja melalui penggunaan kembali informasi,

3. Fokus kedepan

Meningkatkan perbaikan pada proses kerja,
Memperbaiki proses perencanaan kegiatan dan program,
Meningkatkan strategi dan peluang e-learning,

4. Mendukung sasaran bisnis organisasi

Meningkatkan keselarasan individu dengan strategi organisasi,
Menerapkan pembelajaran bagi karyawan,
Menggerakkan terciptanya nilai-nilai organisasi,

5. Meningkatkan inovasi

Memperkaya pengalaman SDM melalui On the Job Training di dalam dan luar negeri,
Meningkatkan peluang pengembangan karir,
Meningkatkan otonomi karyawan,
Meningkatkan integrasi dengan stakeholders,

6. Memelihara proses penciptaan knowledge organisasi

Meningkatkan strategi organisasi berbasis Web,
Meningkatkan pengelolaan data dan informasi (content management),
Meningkatkan fungsi pencarian (search) knowledge organisasi,
Meningkatkan kemudahan penggunaan knowledge,
Meningkatkan proses kerja lintas program studi.

Analisis ini digunakan untuk menentukan langkah apa yang harus dilakukan terhadap sumber data, informasi dan knowledge yang mengacu pada knowledge yang dibutuhkan oleh karyawan. Dari data yang telah terkumpul, terlihat bahwa sekitar 52,25 % aset tersimpan dalam bentuk hard copy (dari jumlah tersebut yang sudah tersimpan dalam bentuk soft copy baru 32,25 %) dan 47,75 % masih dalam bentuk tacit di kepala karyawan/ experts, Lihat Gambar dibawah ini.

Keadaan aset knowledge

Gambar 12 Keadaan aset knowledge yang ada

Hal ini berarti karyawan masih mengandalkan sumber data, informasi dan knowledgenya dalam bentuk hard copy. Bentuk hard copy ini sulit untuk dicari dan disimpan karena akan berupa tumpukan yang tidak tertata rapi dan tiap pengguna tidak bisa langsung menggunakannya (kesulitan mengakses) sehingga akan menjadi tidak efisien karena menghabiskan banyak waktu untuk mencarinya.

Apabila aset masih belum terdokumentasi maka aset tersebut dapat dibagi melalui diskusi atau pertemuan dan apabila memungkinkan langsung didokumentasikan. Apabila berlokasi di luar organisasi, maka harus diupayakan untuk memasukkannya ke dalam sistem di organisasi.

Model Knowledge Base System

Untuk merancang sistem knowledge management yang dapat membantu lembaga untuk meningkatkan kinerjanya diperlukan empat komponen, yaitu:

Aspek Manusia, disarankan pada PDII untuk menunjuk/mempekerjakan seorang document control atau knowledge manager yang bertanggung jawab mengelola sistem knowledge management dengan cara mendorong para karyawan untuk mendokumentasikan dan mempublikasikan knowledge mereka, mengatur file, menghapus knowledge yang sudah tidak relevan dan mengatur sistem reward/punishment.
Proses, telah dirancang serangkaian proses yang mengaplikasikan konsep model SECI dalam pelaksanaannya.
Teknologi, telah dibuat usulan penambahan infrastruktur yang diperlukan untuk menunjang berjalannya sistem knowledge management yang efektif.
Content (isi), telah dirancang content dari sistem knowledge management yaitu berupa database knowledge dan dokumen yang dibutuhkan karyawan untuk melaksanakan tugas dan kewajibannya.

knowledge base system

Gambar knowledge base system

Tools Knowledge Base System

Aplikasi artificial intelligence (AI) yang dianggap mempunyai potensi untuk mengembangkan bidang keahlian tertentu. Dasar knowledge base adalah fakta2 dan metoda inferensi.

Permasalahannya adalah bagaimana caranya menstrukturkan knowledge yang didapatkan dari kepakaran suatu bidang.

Bagaimana hal itu bias didapatkan dan dibentuk dalam format yang cocok untuk suatu computer. Permasalahan dalam kepakaran “expert don’t think, they just know” sedangkan struktur knowledge harus didapatkan dari pemikiran seorang pakar.

Komponen AI meliputi :

- metoda pemecahan masalah

- logika simbolik

- bahasa simbolik

- knowledge acquisition

- memprogramkan untuk AI

- menangani ketidak pastian (heuristics).

Pembentukan Knowledge Based harus didekati dengan 2 strategi yaitu :

strategi pertama memanfaatkan jaring neural artificial sebagai pembentukan basis pengetahuan terjadi secara otomatis melalui proses belajar melalui contoh yang diberikan oleh pakar,
strategi kedua pembentukan basis pengetahuan dilakukan oleh perekayasaan pengetahuan dengan kaidah : a.terstruktur sehingga cara penalaran sistem mudah dibaca, b. modifikasi kaidah dapat dilakukan dengan baik.

Program Bantu nya adalah Exsys Development Tools dalam bahasa C merupakan rule editor Expert System, pembuat program dapat memasukkan rule2 IF – THEN berdasarkan knowledge base, dimulai dengan definisikan dimana kesimpulan didasarkan pada rule2 yang logis,dimana rules dapat berupa kemungkinan relative pada suatu pilihan yang dianggap benar. Exsys memiliki kemampuan untuk merepresentasikan kondisi pada permasalahan fuzzy logic.

Teori dan Model Dempster-Shafer adalah representasi, kombinasi dan propagasi ketidakpastian, dimana teori ini memiliki beberapa karakteristik yang secara instuitif sesuai dengan cara berpikir seorang expert, namun dasar matematik kuat.

Dempster –Shafer theory of evidence menunjukkan suatu cara untuk memberikan bobot keyakinan sesuai fakta yang dikumpulkan, teori ini bisa membedakan ketidakpastian dan ketidaktahuan.

AI mengabungkan knowledge base dan sistem inferensi. Dengan berbagai kemampuan misalnya :

- adalah kemampuannya untuk menggantikan seorang pakar meskipun dalam batas2 tertentu;

- memungkinkan penyediaan informasi yang diperlukan untuk menyelesaikan suatu persoalan;

- dapat menterjemahkan pengetahuan yang terkandung didalamnya menjadi hasil2 praktis yang bermanfaat;

- merupakan suatu bentuk khusus dari sistem berbasis pengetahuan (knowledge base system) mengandung heuristic knowledge.

Heuristic Knowledge mula2 dibentuk dari pengalaman nyata, pengetahuan tsb diperoleh dari para pakar yang telah bekerja dalam bidang spesifik tertentu selama bertahun-tahun.

AHP (analytic hierarchy process) salah satu model untuk pengambilan keputusan membantu kerangka berpikir manusia, serta memecahkan masalah-masalah yang bersifat multiobyective dan multicretia.

Langkah pembentukan model AHP :

- penyusunan hirarkhi

- evaluasi hirarkhi

ad .penyusunan hirarkhi yang lazim disebut dekomposisi mencakup tiga proses yang berurutan dan saling berhubungan yaitu: 1. identifikasi tingakt dan elemen. 2.defiinisi konsep dan 3. formulasi pertanyaan.

VP-expert adalah pembentukan knowledge base melalui tabel induksi .

Bisa juga struktur pengetahuan /knowledge pakai Incremental Concept Formation yaitu :

- pengetahuan di representasikan dalam bentuk hirarki konsep sekumpulan node berdasarkan degree of generality;

- top-down

- proses belajar tanpa pengajar tapi ada evaluasinya

- belajar dan performasi terintegrasi.

Sistem KBs ini ada 5 komponen utama yaitu:

- fasilitas akusisi pengetahuan;

- sistem berbasis pengetahuan;

- mekanisme inferensi;

- fasilitas untuk penjelasan;

- penghubung antara pengguna dengan sistem.

Sistem KBS dibuat melalui kegiatan:

1. pembuatan model, 2.identifikasi, 3.analisis 4.simulasi, 5 perancangan dan 6.realisasi/implementasi.

Pengaturan KBS mempunyai ciri-ciri sebagai berikut :

Sistem “real time”
tidak memerlukan campur tangan operator dalam menyelesaikan tugas
memberikan penjelasan “reasoning” tentang sinyal pangatur dan algoritma
mampu “tuning” dari parameter pengatur
mempunyai database yang berisialgorithma dan identifikasi
dengan identifikasi KBS akan mengumpulkan makin banyak pengalaman sehingga dapat menentukan sinyal pengatur.

Floor Van der Rhee (1990) mengembangkan system pengatur KBS dengan fuzzy logic , fuzzy terdiri dari suatu basis pengetahuan yang memuat sejumlah respon waktu dari proses. Mampu mengolah :

logika konvensional
logika heuristic
logika fuzzy
proses adaptasi

Memanfaatkan kaidah2 heuristik yang biasa digunakan para pakar untuk memecahkan masalah.

Fakta dan kaidah khusus, fakta adalah : informasi mengenai obyek,kejadian dan situasi (declarative knowledge), dan kaidah adalah informasi mengumpulkan fakta baru atau hipotesis fakta yang ada (procedural knowledge).

Kesimpulan

Perkembangan organisasi menuntut kualitas pelaksanaan secara professional, hal ini ditandai dengan terjadinya pada pergeseran paradigma/prinsip organisasi yang berorientasi pada pencapaian Visi dan Misi organisasi serta pemberdayaan fungsi organisasi berbasis knowledge (knowledge based organization ) yang didalamnya dituntut untuk selalu melakukan perubahan secara berkelanjutan.

Pada saat ini penentu kualitas suatu organisasi baik berupa hasil ataupun kinerjanya adalah knowledge. Untuk menjalankan KBS (knowledge base system) secara baik dan efisien diperlukan berbagai tools. Tools KBS yang bersifat digital yang didukung oleh teknologi informasi dan komunikasi, atau yang bersifat manual. Tools yang bersifat manual secara de facto ada dalam setiap organisasi dalam bentuk dokumen tercetak dan sistem filling-nya. Sedangkan untuk meningkatkan kinerja yang jauh lebih baik, maka digunakan tools KBS.